Sportvereine aufgepasst!!! Freistellung für Helfer von Vereinsfreizeiten möglich!

Für die Helfer, Betreuer, Trainer die bei einer Ferienfreizeit/Trainingslkager o.Ä. für mehrere Tage Jugendliche betreuen, kann ein Antrag auf Freistellung ggfs. unter Einbezug der Sportjugend Sachsen-Anhalt gestellt werden. Auf Antrag ist es möglich bis zu 12 Tage freigestellt zu werden. Manchmal genügt der Antrag oder ein Gespräch mit dem Arbeitgeber zur Freistellung, manchmal tritt die Sportjugend Sachsen-Anhalt als Träger noch mit ein und bestätigt den Antrag. Es gibt auch Fälle, wo der Arbeitgeber seine Angestellten für die ehrenamtliche Arbeit bezahlt freistellt (keine Pflicht), ansonsten kann man 18,-€ pro Tag vom Land erstattet bekommen. Und auch der Arbeitgeber kann sich seine Sozialversicherungsbeiträge erstatten lassen.

Gesetz zur Freistellung für ehrenamtlich tätige Personen in der Jugendarbeit

Alle wichtigen Fragen und der Weg der Antragstellung etc. sind hier erklärt:

Ehrenamt im Sportverein: So nutzen Sie das Freistellungsgesetz für Vereinsfreizeiten

Ob Sommer-Zeltlager, Trainingscamp oder mehrtägige Sportbegegnung: Ferienfreizeiten bilden oft den Höhepunkt des Vereinsjahres. Für den ausrichtenden Sportverein stellt sich jedoch regelmäßig eine zentrale Frage: Wie bekommen ehrenamtliche Betreuerinnen und Betreuer für diesen Zeitraum frei – und wie funktioniert die Abwicklung mit den Formularen?

In Sachsen-Anhalt regelt dies das Gesetz zur Freistellung ehrenamtlich in der Jugendarbeit tätiger Personen (JArbFreistG). Dieser Leitfaden erklärt verständlich, wie Sie als Sportverein die Anträge richtig einsetzen und begleiten.

Die Rahmenbedingungen auf einen Blick

Umfang: Bis zu 12 Arbeitstage pro Kalenderjahr (verteilbar auf maximal 3 Veranstaltungen).
Mindestalter: Ehrenamtliche müssen mindestens 16 Jahre alt sein.
Vergütung: Die Freistellung durch den Arbeitgeber erfolgt unbezahlt.
Kostenpauschale: Ehrenamtliche erhalten auf Antrag 18 Euro pro Freistellungstag als Ausgleich.
Sozialversicherung: Die während der unbezahlten Freistellung weiterlaufenden Beitragsleistungen des Arbeitgebers können diesem erstattet werden.

Welche Antragsformulare gibt es und wer nutzt was?

Für die praktische Umsetzung nach dem Freistellungsgesetz stehen zwei zentrale Formulare inklusive Anlagen zur Verfügung:

1. Formblatt 1: Antrag für Ehrenamtliche (Kostenpauschale)

Dieses Formular dient dazu, dass Betreuerinnen, Trainerinnen oder Übungsleiter*innen die Kostenpauschale von 18 Euro pro Tag erhalten.

Wer füllt es aus? Die ehrenamtlich tätige Person.
Welche Anlagen gehören dazu?

Anlage 1 zu Formblatt 1 (Bescheinigung des Arbeitgebers): Der Arbeitgeber bestätigt, dass die Freistellung gewährt wurde und für diesen Zeitraum kein Lohn, Gehalt oder keine Ausbildungsvergütung gezahlt wurde.
Anlage 2 zu Formblatt 1 (Bescheinigung des Trägers):Hier kommt der Sportverein ins Spiel! Der Verein (als freier Träger der Jugendhilfe) bescheinigt die Teilnahme an der Maßnahme und die Funktion (z. B. als Betreuer/in, Leiter/in, Trainer/in oder Übungsleiter/in).

2. Formblatt 2: Antrag für Arbeitgeber (Sozialversicherungsbeiträge)

Dieses Formular dient der Entlastung des Arbeitgebers.

Wer füllt es aus? Der Arbeitgeber.
Worum geht es? Wenn der Arbeitgeber während der unbezahlten Freistellung weiterhin Sozialversicherungsbeiträge für den Beschäftigten zahlt, kann er sich diese auf Antrag erstatten lassen.
Anlage 1 zu Formblatt 2: Bescheinigung der zuständigen Stelle/des Beitragsempfängers über die tatsächlich gezahlten Beiträge.

Ablauf für Sportvereine: Schritt für Schritt

Schritt 1: Fristgerecht beim Arbeitgeber beantragen (mind. 6 Wochen vorher)

Der/die Ehrenamtliche stellt spätestens 6 Wochen vor Beginn der Vereinsfreizeit den schriftlichen Freistellungsantrag beim Arbeitgeber.
Wichtig: Reagiert der Arbeitgeber nicht und lehnt nicht spätestens 2 Wochen vor Beginn schriftlich ab, gilt die Freistellung als bewilligt.

Schritt 2: Nach der Freizeit – Formblatt 1 ausfüllen & bescheinigen

Nach erfolgreicher Durchführung der Vereinsfreizeit werden die Nachweise für die Kostenpauschale zusammengetragen:

Verein: Füllt Anlage 2 zu Formblatt 1 aus, stempelt und unterschreibt.
Arbeitgeber: Stempelt und unterschreibt Anlage 1 zu Formblatt 1 (Bestätigung des Verdienstausfalls).
Ehrenamtliche*r: Reicht das ausgefüllte Formblatt 1 zusammen mit beiden Anlagen beim zuständigen Amt/Träger ein, um die 18 Euro/Tag zu erhalten.

Schritt 3: Arbeitgeber unterstützen (Formblatt 2)

Hinweis an den Arbeitgeber geben: Sollten dem Arbeitgeber durch die Freistellung weiterlaufende Sozialversicherungsbeiträge entstehen, kann dieser Formblatt 2 nebst Anlage 1 zu Formblatt 2 nutzen, um die Erstattung zu beantragen.

Übersicht der Unterlagen

Dokument	Zweck	Wer unterschreibt/stempelt?
Formblatt 1	Antrag auf 18 €/Tag Kostenpauschale	Ehrenamtliche Person
└ Anlage 1 (zu Formblatt 1)	Bestätigung über unbezahlte Freistellung	Arbeitgeber
└ Anlage 2 (zu Formblatt 1)	Nachweis über Betreuertätigkeit/Funktion	Sportverein / Jugendhilfeträger (Sportjugend Sachsen-Anhalt)
Formblatt 2	Erstattung von SV-Beiträgen	Arbeitgeber
└ Anlage 1 (zu Formblatt 2)	Bescheinigung gezahlter SV-Beiträge	Beitragsempfänger / Einzugsstelle

Praxistipps für Vereinsvorstände

Service für Betreuer bieten: Drucken Sie Formblatt 1 inkl. Anlage 2 bereits vorausgefüllt (mit Vereinsdaten, Bezeichnung und Zeitraum der Maßnahme) aus und übergeben Sie es Ihren Betreuer*innen frühzeitig.
Aufklärung schafft Akzeptanz: Informieren Sie Betreuer*innen darüber, dass auch Arbeitgeber durch Formblatt 2 finanziell geschützt sind, wenn Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Das erleichtert oft die Absprache mit dem Betrieb.

Weitere Infos: KKJR und hier ist das Gesetz zur Freistellung zu finden.

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